Handelsgesetzbuch (HGB) — Auszuege fuer Compliance (Retention / Aufbewahrungspflichten)
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Amtliches Werk — PUBLIC DOMAIN (§5 UrhG)

=== Dritter Abschnitt: Handelsbuecher (§§ 238-263) ===

§ 238 Buchfuehrungspflicht

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Buecher zu fuehren und in diesen seine Handelsgeschaefte und die Lage seines Vermoegens nach den Grundsaetzen ordnungsmaessiger Buchfuehrung ersichtlich zu machen. Die Buchfuehrung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverstaendigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Ueberblick ueber die Geschaeftsvorfaelle und ueber die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschaeftsvorfaelle muessen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift uebereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datentraeger) zurueckzubehalten.

§ 239 Fuehrung der Handelsbuecher

(1) Bei der Fuehrung der Handelsbuecher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkuerzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(2) Die Eintragungen in Buechern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen muessen vollstaendig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise veraendert werden, dass der urspruengliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veraenderungen duerfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss laesst, ob sie urspruenglich oder erst spaeter gemacht worden sind.

(4) Die Handelsbuecher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen koennen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datentraegern gefuehrt werden, soweit diese Formen der Buchfuehrung einschliesslich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsaetzen ordnungsmaessiger Buchfuehrung entsprechen. Bei der Fuehrung der Handelsbuecher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datentraegern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten waehrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfuegbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden koennen.

§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbuecher, Inventare, Eroeffnungsbilanzen, Jahresabschluesse, Lageberichte, Konzernabschluesse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verstaendnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstuecke, die ein Handelsgeschaeft betreffen.

(3) Mit Ausnahme der Eroeffnungsbilanzen, Abschluesse und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 5 koennen die in Absatz 1 aufgefuehrten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildtraeger oder auf anderen Datentraegern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsaetzen ordnungsmaessiger Buchfuehrung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich uebereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. waehrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfuegbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden koennen.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 5 aufgefuehrten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgefuehrten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Vorschriften laengere Aufbewahrungsfristen bestimmt sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eroeffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildtraeger oder auf anderen Datentraegern besitzt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfuegung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; soweit erforderlich, hat er die Unterlagen auf seine Kosten auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

=== Zusammenfassung der Aufbewahrungsfristen ===

Aufbewahrungspflicht 10 Jahre:
- Handelsbuecher, Inventare, Eroeffnungsbilanzen
- Jahresabschluesse und Lageberichte
- Buchungsbelege
- Organisationsunterlagen

Aufbewahrungspflicht 6 Jahre:
- Empfangene Handelsbriefe
- Kopien der abgesandten Handelsbriefe
- Sonstige Geschaeftsunterlagen

Fristbeginn: Ende des Kalenderjahrs, in dem die Unterlage erstellt/empfangen wurde.
