Abgabenordnung (AO) — Auszuege fuer Compliance (Retention / Aufbewahrungspflichten)
Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/
Amtliches Werk — PUBLIC DOMAIN (§5 UrhG)

=== Vierter Abschnitt: Fuehrung von Buechern und Aufzeichnungen (§§ 140-148 AO) ===

§ 140 Buchfuehrungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen

Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Buecher und Aufzeichnungen zu fuehren hat, die fuer die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch fuer die Besteuerung zu erfuellen.

§ 141 Buchfuehrungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger

(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzverwaltung fuer den einzelnen Betrieb
1. einen Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 3 Satz 1 des Umsatzsteuergesetzes von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder
2. (weggefallen)
3. selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flaechen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro oder
4. einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
5. einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 80.000 Euro im Kalenderjahr
gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, fuer diesen Betrieb Buecher zu fuehren und aufgrund jaehrlicher Bestandsaufnahmen Abschluesse zu machen, wenn sich eine Buchfuehrungspflicht nicht aus § 140 ergibt.

(2) Die §§ 238, 240 bis 242 Absatz 1 und die §§ 243 bis 256a des Handelsgesetzbuchs gelten sinngemaess.

§ 143 Aufzeichnung des Wareneingangs

(1) Gewerbliche Unternehmer muessen den Wareneingang gesondert aufzeichnen.

(2) Aufzuzeichnen sind alle Waren einschliesslich der Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zubehoerteile, die der Unternehmer im Rahmen seines Gewerbebetriebes zur Weiterveraeusserung oder zum Verbrauch entgeltlich oder unentgeltlich, in Ausuebeung eines Rechts zum Bezug oder auf Grund einer aehnlichen Berechtigung erwirbt.

(3) Die Aufzeichnungen muessen die folgenden Angaben enthalten: Tag des Wareneingangs oder Datum der Rechnung, Name oder Firma und Anschrift des Lieferers, handelsübliche Bezeichnung der Ware, Preis der Ware, Hinweis auf den Beleg.

§ 144 Aufzeichnung des Warenausgangs

(1) Gewerbliche Unternehmer, die nach der Art ihres Geschaeftsbetriebes Waren regelmaessig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveraeusserung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern, muessen den Warenausgang gesondert aufzeichnen.

(2) Die Aufzeichnungen muessen die folgenden Angaben enthalten: Tag des Warenausgangs oder Datum der Rechnung, Name oder Firma und Anschrift des Abnehmers, handelsübliche Bezeichnung der Ware, Preis der Ware, Hinweis auf den Beleg.

§ 145 Allgemeine Anforderungen an Buchfuehrung und Aufzeichnungen

(1) Die Buchfuehrung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverstaendigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Ueberblick ueber die Geschaeftsvorfaelle und ueber die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschaeftsvorfaelle muessen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(2) Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie fuer die Besteuerung erfuellen sollen, erreicht wird.

§ 146 Ordnungsvorschriften fuer die Buchfuehrung und fuer Aufzeichnungen

(1) Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollstaendig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind taeglich festzuhalten.

(2) Buecher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu fuehren und aufzubewahren. Dies gilt nicht, soweit fuer Betriebsstaetten ausserhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes nach dortigem Recht eine Verpflichtung besteht, Buecher und Aufzeichnungen zu fuehren, und diese Verpflichtung erfuellt wird.

(2a) Abweichend von Absatz 2 Satz 1 kann die zustaendige Finanzbehoerde auf schriftlichen oder elektronischen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Buecher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon ausserhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes gefuehrt und aufbewahrt werden koennen. Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige der zustaendigen Finanzbehoerde den Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang ermoeglichen kann.

(2b) Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur Rueckverlagerung seiner elektronischen Buchfuehrung oder seiner elektronischen Aufzeichnungen in den Geltungsbereich dieses Gesetzes nicht innerhalb einer ihm bestimmten angemessenen Frist nach, so kann ein Verzoegerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro festgesetzt werden.

(4) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise veraendert werden, dass der urspruengliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

(5) Die Buecher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen koennen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datentraegern gefuehrt werden, soweit diese Formen der Buchfuehrung einschliesslich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsaetzen ordnungsmaessiger Buchfuehrung entsprechen.

§ 147 Ordnungsvorschriften fuer die Aufbewahrung von Unterlagen

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Buecher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschluesse, Lageberichte, die Eroeffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verstaendnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschaeftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschaeftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
4a. Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie fuer die Besteuerung von Bedeutung sind.

(2) Mit Ausnahme der Jahresabschluesse, der Eroeffnungsbilanzen und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, sofern es sich bei letzteren um amtliche Urkunden oder amtlich beglaubigte Abschriften handelt, koennen die in Absatz 1 aufgefuehrten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildtraeger oder auf anderen Datentraegern aufbewahrt werden.

(3) Die in Absatz 1 Nummer 1, 4 und 4a aufgefuehrten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgefuehrten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kuerzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.

(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eroeffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschaeftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildtraeger oder auf anderen Datentraegern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfuegung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen.

(6) Die Finanzbehoerde kann jederzeit verlangen, dass der Steuerpflichtige ihr die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datentraeger zur Verfuegung stellt oder dass die gespeicherten Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden (Datenzugriff).

§ 148 Bewilligung von Erleichterungen

Die Finanzbehoerden koennen fuer einzelne Faelle oder fuer bestimmte Gruppen von Faellen Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der durch die Steuergesetze begruendeten Buchfuehrungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Haerten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeintraechtigt wird.

=== Zusammenfassung der steuerlichen Aufbewahrungsfristen ===

10 Jahre Aufbewahrungspflicht:
- Buecher und Aufzeichnungen
- Inventare, Jahresabschluesse, Eroeffnungsbilanzen, Lageberichte
- Buchungsbelege
- Organisationsunterlagen

6 Jahre Aufbewahrungspflicht:
- Empfangene Handels- oder Geschaeftsbriefe
- Kopien abgesandter Handelsbriefe
- Sonstige steuerrelevante Unterlagen

Wichtig: Elektronische Aufbewahrung ist zulaessig, aber Finanzbehoerden haben Recht auf Datenzugriff (§ 147 Abs. 6).
