breakpilot-compliance/admin-compliance/lib/sdk/loeschfristen-baseline-catalog/finance-legal.ts

/**
 * Loeschfristen — Finance & Legal Templates
 * Buchhaltungsbelege, Rechnungen, Geschaeftsbriefe, Steuererklaerungen,
 * Gesellschafterprotokolle, Vertraege, E-Mail-Archivierung, Lieferantenbewertungen
 */

import { BaselineTemplate } from './types'

export const FINANCE_LEGAL_TEMPLATES: BaselineTemplate[] = [
  {
    templateId: 'buchhaltungsbelege',
    dataObjectName: 'Buchhaltungsbelege',
    description:
      'Buchungsbelege, Kontoauszuege, Kassenbuecher und sonstige Belege der laufenden Buchhaltung.',
    affectedGroups: ['Kunden', 'Lieferanten'],
    dataCategories: ['Finanzdaten', 'Transaktionsdaten', 'Kontodaten'],
    primaryPurpose:
      'Ordnungsgemaesse Buchfuehrung und Erfuellung handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach HGB.',
    deletionTrigger: 'RETENTION_DRIVER',
    retentionDriver: 'HGB_257',
    retentionDriverDetail:
      'Aufbewahrungspflicht gemaess 257 HGB fuer Handelsbuecher und Buchungsbelege.',
    retentionDuration: 10,
    retentionUnit: 'YEARS',
    retentionDescription: '10 Jahre nach Ende des Geschaeftsjahres',
    startEvent: 'Ende des Geschaeftsjahres',
    deletionMethod: 'MANUAL_REVIEW_DELETE',
    deletionMethodDetail:
      'Manuelle Pruefung durch die Buchhaltung vor Loeschung, um sicherzustellen, dass keine laufenden Pruefungen oder Rechtsstreitigkeiten bestehen.',
    responsibleRole: 'Buchhaltung',
    reviewInterval: 'ANNUAL',
    tags: ['finanzen', 'hgb'],
  },
  {
    templateId: 'rechnungen',
    dataObjectName: 'Rechnungen',
    description:
      'Eingangs- und Ausgangsrechnungen inkl. Rechnungsanhaenge und rechnungsbegruendende Unterlagen.',
    affectedGroups: ['Kunden', 'Lieferanten'],
    dataCategories: ['Rechnungsdaten', 'Umsatzsteuerdaten', 'Adressdaten'],
    primaryPurpose:
      'Dokumentation umsatzsteuerrelevanter Vorgaenge und Erfuellung der Aufbewahrungspflicht nach UStG.',
    deletionTrigger: 'RETENTION_DRIVER',
    retentionDriver: 'USTG_14B',
    retentionDriverDetail:
      'Aufbewahrungspflicht gemaess 14b UStG fuer Rechnungen und rechnungsbegruendende Unterlagen.',
    retentionDuration: 10,
    retentionUnit: 'YEARS',
    retentionDescription: '10 Jahre ab Rechnungsdatum',
    startEvent: 'Rechnungsdatum',
    deletionMethod: 'AUTO_DELETE',
    deletionMethodDetail:
      'Automatische Loeschung nach Ablauf der 10-Jahres-Frist. Vor Loeschung wird geprueft, ob Rechnungen in laufenden Betriebspruefungen benoetigt werden.',
    responsibleRole: 'Buchhaltung',
    reviewInterval: 'ANNUAL',
    tags: ['finanzen', 'ustg'],
  },
  {
    templateId: 'geschaeftsbriefe',
    dataObjectName: 'Geschaeftsbriefe',
    description:
      'Empfangene und versandte Handelsbriefe, Geschaeftskorrespondenz und geschaeftsrelevante E-Mails.',
    affectedGroups: ['Kunden', 'Lieferanten'],
    dataCategories: ['Korrespondenz', 'Vertragskommunikation', 'Angebote'],
    primaryPurpose:
      'Nachweisfuehrung geschaeftlicher Kommunikation und Erfuellung der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht fuer Handelsbriefe.',
    deletionTrigger: 'RETENTION_DRIVER',
    retentionDriver: 'HGB_257',
    retentionDriverDetail:
      'Aufbewahrungspflicht gemaess 257 HGB fuer empfangene und versandte Handelsbriefe (6 Jahre).',
    retentionDuration: 6,
    retentionUnit: 'YEARS',
    retentionDescription: '6 Jahre ab Eingang oder Versand des Geschaeftsbriefes',
    startEvent: 'Eingang bzw. Versand des Geschaeftsbriefes',
    deletionMethod: 'MANUAL_REVIEW_DELETE',
    deletionMethodDetail:
      'Manuelle Pruefung durch die Geschaeftsleitung, da Geschaeftsbriefe ggf. als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten dienen koennen.',
    responsibleRole: 'Geschaeftsleitung',
    reviewInterval: 'ANNUAL',
    tags: ['kommunikation', 'hgb'],
  },
  {
    templateId: 'steuererklaerungen',
    dataObjectName: 'Steuererklaerungen',
    description:
      'Koerperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklaerungen inkl. Anlagen und Bescheide.',
    affectedGroups: ['Unternehmen'],
    dataCategories: ['Steuerdaten', 'Finanzkennzahlen', 'Bescheide'],
    primaryPurpose:
      'Erfuellung steuerrechtlicher Dokumentationspflichten und Nachweisfuehrung gegenueber den Finanzbehoerden.',
    deletionTrigger: 'RETENTION_DRIVER',
    retentionDriver: 'AO_147',
    retentionDriverDetail:
      'Aufbewahrungspflicht gemaess 147 AO fuer Steuererklaerungen und zugehoerige Unterlagen.',
    retentionDuration: 10,
    retentionUnit: 'YEARS',
    retentionDescription: '10 Jahre ab dem jeweiligen Steuerjahr',
    startEvent: 'Ende des betreffenden Steuerjahres',
    deletionMethod: 'AUTO_DELETE',
    deletionMethodDetail:
      'Automatische Loeschung nach Ablauf der 10-Jahres-Frist, sofern keine laufende Betriebspruefung oder Einspruchsverfahren vorliegen.',
    responsibleRole: 'Steuerberater/Buchhaltung',
    reviewInterval: 'ANNUAL',
    tags: ['finanzen', 'steuer'],
  },
  {
    templateId: 'protokolle-gesellschafter',
    dataObjectName: 'Gesellschafterprotokolle',
    description:
      'Protokolle der Gesellschafterversammlungen, Beschluesse, Abstimmungsergebnisse und notarielle Urkunden.',
    affectedGroups: ['Gesellschafter'],
    dataCategories: ['Beschlussdaten', 'Abstimmungsergebnisse', 'Protokolle'],
    primaryPurpose:
      'Dokumentation gesellschaftsrechtlicher Beschluesse und Erfuellung handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.',
    deletionTrigger: 'RETENTION_DRIVER',
    retentionDriver: 'HGB_257',
    retentionDriverDetail:
      'Aufbewahrungspflicht gemaess 257 HGB fuer Eroeffnungsbilanzen, Jahresabschluesse und zugehoerige Beschluesse.',
    retentionDuration: 10,
    retentionUnit: 'YEARS',
    retentionDescription: '10 Jahre ab Beschlussdatum',
    startEvent: 'Datum des jeweiligen Gesellschafterbeschlusses',
    deletionMethod: 'PHYSICAL_DESTROY',
    deletionMethodDetail:
      'Physische Vernichtung der Papieroriginale durch zertifizierten Aktenvernichtungsdienstleister (DIN 66399, Sicherheitsstufe P-4). Digitale Kopien werden parallel geloescht.',
    responsibleRole: 'Geschaeftsleitung',
    reviewInterval: 'ANNUAL',
    tags: ['recht', 'gesellschaft'],
  },
  {
    templateId: 'vertraege',
    dataObjectName: 'Vertraege',
    description:
      'Geschaeftsvertraege, Rahmenvereinbarungen, Dienstleistungsvertraege und zugehoerige Anlagen und Nachtraege.',
    affectedGroups: ['Vertragspartner'],
    dataCategories: ['Vertragsdaten', 'Kontaktdaten', 'Konditionen'],
    primaryPurpose:
      'Dokumentation vertraglicher Vereinbarungen und Sicherung von Beweismitteln fuer die Dauer moeglicher Rechtsstreitigkeiten.',
    deletionTrigger: 'RETENTION_DRIVER',
    retentionDriver: 'HGB_257',
    retentionDriverDetail:
      'Aufbewahrungspflicht gemaess 257 HGB fuer handelsrechtlich relevante Vertragsunterlagen.',
    retentionDuration: 10,
    retentionUnit: 'YEARS',
    retentionDescription: '10 Jahre nach Ende der Vertragslaufzeit',
    startEvent: 'Ende der Vertragslaufzeit bzw. Vertragsbeendigung',
    deletionMethod: 'MANUAL_REVIEW_DELETE',
    deletionMethodDetail:
      'Manuelle Pruefung durch die Rechtsabteilung vor Loeschung, um sicherzustellen, dass keine laufenden oder angedrohten Rechtsstreitigkeiten bestehen.',
    responsibleRole: 'Rechtsabteilung',
    reviewInterval: 'ANNUAL',
    tags: ['recht', 'vertraege'],
  },
  {
    templateId: 'email-archivierung',
    dataObjectName: 'E-Mail-Archivierung',
    description:
      'Archivierte geschaeftliche E-Mails inkl. Anhaenge, die als Handelsbriefe oder steuerrelevante Korrespondenz einzustufen sind.',
    affectedGroups: ['Mitarbeiter', 'Kunden', 'Lieferanten'],
    dataCategories: ['E-Mail-Korrespondenz', 'Anhaenge', 'Metadaten'],
    primaryPurpose:
      'Erfuellung der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht fuer geschaeftliche Korrespondenz, die als Handelsbrief einzuordnen ist.',
    deletionTrigger: 'RETENTION_DRIVER',
    retentionDriver: 'HGB_257',
    retentionDriverDetail:
      'Aufbewahrungspflicht gemaess 257 HGB fuer empfangene und versandte Handelsbriefe (6 Jahre) bzw. buchhalterisch relevante E-Mails (10 Jahre).',
    retentionDuration: 6,
    retentionUnit: 'YEARS',
    retentionDescription: '6 Jahre nach Versand/Empfang der E-Mail',
    startEvent: 'Versand- bzw. Empfangsdatum der E-Mail',
    deletionMethod: 'AUTO_DELETE',
    deletionMethodDetail:
      'Automatische Loeschung durch das E-Mail-Archivierungssystem nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist. Vor Loeschung wird geprueft, ob die E-Mail in laufenden Verfahren benoetigt wird.',
    responsibleRole: 'IT-Abteilung',
    reviewInterval: 'ANNUAL',
    tags: ['kommunikation', 'hgb'],
  },
  {
    templateId: 'lieferantenbewertungen',
    dataObjectName: 'Lieferantenbewertungen',
    description:
      'Bewertungen und Auditergebnisse von Lieferanten und Auftragsverarbeitern inkl. Qualitaets-, Compliance- und Datenschutz-Bewertungen.',
    affectedGroups: ['Lieferanten', 'Auftragsverarbeiter'],
    dataCategories: ['Bewertungsdaten', 'Auditberichte', 'Vertragsdaten'],
    primaryPurpose:
      'Dokumentation der Sorgfaltspflicht bei der Auswahl und Ueberwachung von Auftragsverarbeitern gemaess Art. 28 DSGVO und Qualitaetssicherung in der Lieferkette.',
    deletionTrigger: 'RETENTION_DRIVER',
    retentionDriver: 'HGB_257',
    retentionDriverDetail:
      'Aufbewahrung gemaess 257 HGB als handelsrelevante Unterlagen sowie zur Nachweisfuehrung der Sorgfaltspflicht bei der Auftragsverarbeitung.',
    retentionDuration: 6,
    retentionUnit: 'YEARS',
    retentionDescription: '6 Jahre nach Ende der Geschaeftsbeziehung',
    startEvent: 'Ende der Geschaeftsbeziehung mit dem Lieferanten/Auftragsverarbeiter',
    deletionMethod: 'MANUAL_REVIEW_DELETE',
    deletionMethodDetail:
      'Manuelle Pruefung durch den Einkauf/Compliance-Abteilung vor Loeschung, um sicherzustellen, dass keine Nachweispflichten aus laufenden Vertraegen oder Audits bestehen.',
    responsibleRole: 'Einkauf / Compliance',
    reviewInterval: 'ANNUAL',
    tags: ['lieferanten', 'einkauf'],
  },
]